Verpflegungspauschalen: Alles, was Sie wissen müssen
In vielen Berufen kommt es immer wieder vor, dass Mitarbeiter auf Dienstreisen gehen und sich außerhalb ihres gewohnten Arbeitsumfeldes befinden. Dabei stellt sich oft die Frage, wie die Verpflegungskosten abgerechnet werden können. Hier kommen Verpflegungspauschalen ins Spiel, die eine einfache und transparente Möglichkeit bieten, die Verpflegungskosten von Mitarbeitern zu erstatten. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über Verpflegungspauschalen wissen müssen.
Was sind Verpflegungspauschalen?
Verpflegungspauschalen sind Pauschalbeträge, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern für Verpflegungskosten erstatten können, wenn diese sich auf Dienstreise befinden. Diese Pauschalen decken die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen ab und sollen sicherstellen, dass Mitarbeiter angemessen verpflegt sind, ohne dass diese die einzelnen Verpflegungskosten nachweisen müssen. Die Höhe der Verpflegungspauschalen ist gesetzlich geregelt und richtet sich nach dem jeweiligen Reiseland und der Dauer der Dienstreise.
Wie werden Verpflegungspauschalen berechnet?
Die Berechnung der Verpflegungspauschalen erfolgt anhand des Reiselandes und der Dauer der Dienstreise. In Deutschland gelten beispielsweise folgende Pauschalen pro Tag: Für eine eintägige Dienstreise stehen 14 Euro zur Verfügung, für eine mehrtägige Dienstreise sind es 28 Euro am An- und Abreisetag und 42 Euro an den Tagen dazwischen. Bei Dienstreisen ins Ausland gelten entsprechend Andere Pauschalen, die sich an den jeweiligen Ländern und den dortigen Verpflegungskosten orientieren. Es ist zu beachten, dass Verpflegungspauschalen nur für vollständige Abwesenheit vom Wohnort gezahlt werden und auch nur, wenn keine Verpflegung durch den Arbeitgeber gestellt wird.
Wie werden Verpflegungspauschalen steuerlich behandelt?
Verpflegungspauschalen sind steuerfrei, solange sie die gesetzlich vorgeschriebenen Höchstbeträge nicht überschreiten. Diese Höchstbeträge variieren je nach Reiseland und Dauer der Dienstreise. Sollten die tatsächlichen Verpflegungskosten höher sein als die gezahlten Pauschalen, können diese Kosten in der Regel nicht zusätzlich geltend gemacht werden. Arbeitgeber sollten darauf achten, dass die Pauschalen korrekt und ordnungsgemäß abgerechnet werden, um steuerliche Konsequenzen zu vermeiden.
Welche Unterlagen werden für die Abrechnung von Verpflegungspauschalen benötigt?
Um Verpflegungspauschalen abrechnen zu können, benötigen Mitarbeiter in der Regel eine Reisekostenabrechnung, auf der die Dauer und der Zweck der Dienstreise sowie die besuchten Orte und die tatsächlichen Reisekosten angegeben sind. Sollten die Pauschalen die tatsächlichen Verpflegungskosten übersteigen, müssen die Mitarbeiter dies nachweisen können, um die Differenz steuerlich geltend machen zu können. Es ist ratsam, sämtliche Belege und Quittungen aufzubewahren, um im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt auf der sicheren Seite zu sein.
FAQ
1. Können Verpflegungspauschalen auch für Inlandsdienstreisen geltend gemacht werden?
Ja, Verpflegungspauschalen gelten sowohl für Inlands- als auch für Auslandsdienstreisen. Die Höhe der Pauschalen variiert je nach Reiseland und Dauer der Dienstreise.
2. Müssen Verpflegungspauschalen in der Lohnabrechnung gesondert ausgewiesen werden?
Ja, Verpflegungspauschalen müssen in der Lohnabrechnung gesondert ausgewiesen werden, da sie steuerfrei sind und daher nicht dem regulären Arbeitslohn hinzugerechnet werden.
3. Können Verpflegungspauschalen auch für Geschäftsessen oder Arbeitsessen geltend gemacht werden?
Nein, Verpflegungspauschalen gelten ausschließlich für Verpflegungskosten, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen. Die Erstattung von Geschäftsessen oder Arbeitsessen fällt in einen anderen steuerlichen Bereich.
4. Gibt es Ausnahmen, bei denen Verpflegungspauschalen nicht gezahlt werden können?
Ja, es gibt Ausnahmen, bei denen keine Verpflegungspauschalen gezahlt werden können, beispielsweise wenn der Arbeitgeber die Verpflegung stellt oder wenn es sich um eine sehr kurze Dienstreise handelt, die weniger als 8 Stunden dauert.
